Miksi siivouksen tarjous ei onnistu pelkillä neliöillä?

Yrityssiivoustarjouksiin tarvitaan paljon informaatiota, jotta tarjous on mahdolliismman tarkka.

Kun yritys etsii yrityssiivousta, toimistosiivousta tai porraskäytävän siivousta, tarjouspyyntö lähtee usein liikkeelle hyvin yksinkertaisista tiedoista. Viestissä saatetaan kertoa, että toimisto on 400 neliömetrin kokoinen tai että porraskäytävässä on viisi kerrosta, ja pyytää lähettämään hinnan. Joskus mukana on muutama kuva tiloista.

Tämä on täysin ymmärrettävää. Moni haluaa nopeasti käsityksen kustannuksista ja ajattelee, että pinta-ala kertoo riittävästi siivoustarpeesta. Jatkuvan siivouspalvelun hinnoittelu ei kuitenkaan toimi samalla tavalla kuin tuotteen ostaminen verkkokaupasta. Siksi pelkkien neliöiden perusteella tehty tarjous voi myöhemmin johtaa yllätyksiin joko hinnan tai palvelun sisällön osalta.

Kaksi saman kokoista toimistoa voi vaatia täysin eri työmäärän

Toimistosiivouksen hinnan ajatellaan usein määräytyvän suoraan neliömäärän mukaan. Käytännössä näin ei kuitenkaan ole.

Esimerkiksi 300 neliön toimisto voi olla rauhallinen asiantuntijaorganisaation työtila, jossa käy vain muutama työntekijä päivittäin. Toisaalta samankokoinen tila voi toimia vilkkaana asiakaspalvelupisteenä, jossa liikkuu jatkuvasti asiakkaita ja henkilöstöä. Tiloissa voi olla runsaasti lasipintoja, useita neuvotteluhuoneita, suuria keittiötiloja tai kovassa käytössä olevia wc-tiloja.

Vaikka neliöitä on yhtä paljon, siivoustarve voi olla täysin erilainen. Kun tarjous pyydetään ilman tarkempia tietoja, siivousyrityksen on arvioitava työmäärää oletusten perusteella. Tällöin myös tarjoushinta perustuu arvioon eikä tarkkaan käsitykseen kohteen todellisesta tarpeesta.

Toimistot voivat olla samankokoisia, mutta silti täysin erilaisia.

Porraskäytävän siivouksessa kerrosluku kertoo vain osan totuudesta

Sama pätee porraskäytävien siivoukseen. Tarjouspyynnössä ilmoitetaan usein kerrosten määrä, portaiden lukumäärä ja mahdolliset neliöt. Nämä tiedot ovat hyödyllisiä, mutta eivät vielä kerro, millainen kohde todellisuudessa on.

Työmäärään vaikuttaa esimerkiksi se, kuinka paljon talossa liikkuu ihmisiä päivittäin. Sisään kulkeutuva hiekka, kura ja kosteus lisäävät siivouksen tarvetta erityisesti Suomen vaihtelevissa sääolosuhteissa. Myös lapsiperheet, lemmikit, pyörien säilytys ja pintojen nykyinen kunto vaikuttavat merkittävästi siihen, kuinka paljon aikaa kohteen ylläpito vaatii.

Lisäksi on tärkeää tietää, riittääkö kohteessa normaali ylläpitosiivous vai tarvitaanko alkuun perusteellisempaa puhdistusta. Kaksi lähes samanlaista porraskäytävää voivat käytännössä tarkoittaa hyvin erilaista työmäärää ja siten myös erilaista kustannustasoa.

Porrassiivous on tärkeä osa asukasviihtyvyyttä.

Siivouspalvelu ei ole verkkokauppatuote

Tilanne muistuttaa monella tavalla verkkokauppaostamista. Kuvien, mittojen ja hinnan perusteella voi muodostaa käsityksen tuotteesta, mutta todellinen kokemus selviää vasta myöhemmin.

Joskus odotukset ja lopputulos kohtaavat täydellisesti. Joskus taas huomataan, ettei tuote vastannutkaan sitä, mitä kuviteltiin ostettavan.

Jatkuvissa siivouspalveluissa ilmiö on samanlainen. Jos tarjous tehdään liian vähäisten tietojen perusteella, sekä asiakas että siivousyritys joutuvat tekemään päätöksiä oletusten varassa. Siivousyritys arvioi, mitä töitä kohteessa todennäköisesti tarvitaan, ja asiakas arvioi tarjouksen hintaa oman näkemyksensä pohjalta. Kun lähtötiedot eivät ole riittävän tarkat, osapuolten käsitykset voivat poiketa toisistaan huomattavasti.

Miksi halvin tarjous voi tulla lopulta kalliimmaksi?

Hintavertailu on luonnollinen osa kilpailutusta, ja moni yritys tai taloyhtiö valitsee tarjouksista edullisimman vaihtoehdon. Ongelmat alkavat usein vasta myöhemmin.

Saattaa käydä ilmi, että siivouksen sisältö ei vastannut odotuksia, kaikkia tarvittavia tehtäviä ei kuulunutkaan sopimukseen tai käyntikertoja tarvitaan enemmän kuin alun perin arvioitiin. Myös erilaiset lisätyöt voivat nostaa kokonaiskustannuksia merkittävästi. Tällöin alun perin edulliselta vaikuttanut tarjous ei välttämättä olekaan kokonaistaloudellisesti paras vaihtoehto. Pahimmillaan koko kilpailutus joudutaan aloittamaan uudelleen. Siksi nopea ratkaisu ei aina säästä aikaa tai rahaa.

Kohdekäynti auttaa rakentamaan toimivan siivoussopimuksen

Laadukas siivoustarjous perustuu mahdollisimman hyvään ymmärrykseen kohteesta. Kun siivousyritys pääsee kartoittamaan tilat, voidaan arvioida realistisesti käyttäjämääriä, pintojen kuntoa, tilojen käyttöastetta, sopivaa siivoustiheyttä ja asiakkaan odottamaa laatutasoa.

Näiden tietojen pohjalta voidaan rakentaa siivoussopimus, joka vastaa todellista tarvetta. Palvelua ei mitoita liian pieneksi, jolloin laatu kärsii, mutta ei myöskään tarpeettoman laajaksi, jolloin kustannukset nousevat turhaan.

Hyvin suunniteltu kokonaisuus säästää aikaa, rahaa ja väärinkäsityksiä sekä asiakkaalta että palveluntarjoajalta.

Hinta ei ole tarjouspyynnön tärkein kysymys

Ymmärrämme hyvin, että tarjous halutaan usein mahdollisimman nopeasti. Silti tärkeämpi kysymys kuin ”Paljonko yrityssiivous maksaa?” saattaa olla:

Tiedämmekö varmasti, mitä olemme ostamassa?

Hyvä yrityssiivous tai porraskäytävän siivous ei synny arvauksista eikä pelkkien neliöiden perusteella laadituista oletuksista. Se syntyy ymmärryksestä siitä, miten tiloja käytetään ja mitä kohde todellisuudessa tarvitsee pysyäkseen siistinä, turvallisena ja viihtyisänä.

Rakkaudella 💖,

Marta

Palveluesimies

Sivex Oy

📲 040 774 6177

📩 siivous@sivex.fi